En un artículo anterior comentábamos diversos sistemas para la realización de copias de seguridad online, centrándonos en las características de las alternativas más utilizadas hoy en día (Skydrive, Google Drive y Dropbox). En el artículo de hoy daremos algunas pautas que se deben tener siempre en mente para realizar las copias de seguridad, ya sea en local o vía online.
Cualquier política de seguridad de nuestros datos debe estar orientada a garantizar los siguientes aspectos:
- Disponibilidad: los datos están disponibles cuando son necesarios
- Integridad: los datos guardados son fiables y no contienen errores
- Accesibilidad: los datos solo están disponibles para el personal autorizado
- Privacidad: los datos no están disponibles para el personal no autorizado
Algunos de los principales problemas a los que nos podemos enfrentar y que atentan contra uno o varios de los puntos anteriores son:
- Pérdidas debidas a errores humanos: modificación o borrado de datos por error o necesidad de volver a una versión anterior de un determinado documento que ha sido modificado.
- Pérdidas debidas a acciones de mala fe: (borrado de datos por parte de empleados descontentos, robos de equipos informáticos, sabotajes externos,…)
- Pérdidas debidas a fallos técnicos, como puede ser el fallo de un disco duro
- Pérdidas debido a virus: borrado o infección de grandes cantidades de datos
- Pérdidas debido a desastres poco predecibles: inundaciones, incendios, terremotos,…
A la hora de configurar una herramienta debemos ser conscientes de nuestra situación particular, y en concreto de los siguientes parámetros:
- Importancia de los datos a salvaguardar
- Periodicidad de actualización de los datos: ¿debemos hacer copias cada mes, cada semana, cada día o incluso varias veces al día? Todo dependerá del “coste” que nos suponga volver a la última copia de seguridad disponible. Si la diferencia es volver a codificar datos durante 10 minutos, y esos datos los tenemos disponibles en papel, probablemente no sea necesario realizar una copia de seguridad tan frecuente. Si por el contrario volver a la última copia de seguridad disponible nos implica una pérdida económica elevada (por ejemplo pérdida irrecuperable de clientes o ventas, o tener a un departamento entero trabajando varios días para volver a codificar los datos perdidos) será una señal de que nuestras copias no son lo suficientemente frecuentes
- Soporte físico: dependiendo del volumen de datos y de la periodicidad de las copias será más adecuado uno u otro sistema. Puede ser algo sencillo desde grabar un dvd o volcar la información en un pendrive, hasta instalar complejos sistemas de cabinas de discos, copias en cinta, servidores replicados, copias online,…
- En caso de desastre (pérdida total o parcial de nuestros datos), ¿podremos recuperar totalmente la información necesaria?
- ¿Dónde guardar la copia de seguridad? Parece evidente que el lugar ideal no es una carpeta en el mismo dispositivo, porque en caso de fallo del disco perderíamos tanto el original como la copia. Pero incluso en la misma oficina puede no ser suficiente (incendio, robo,…). Debemos plantearnos siempre tener una copia de seguridad de los datos más críticos en una ubicación distinta, aunque ello conlleve la asunción de nuevos peligros (pérdida o robo durante el trayecto). En caso de que los datos sean trasladados fuera de la oficina deberíamos plantearnos el uso de sistema de encriptación que impidan el acceso no autorizado a nuestros datos en caso de pérdida o robo.
En el mercado actual existen multitud de opciones, tanto gratuitas como de pago, para realizar un backup de nuestros documentos. Las versiones de pago serán necesarias para empresas que deban respaldar sistemas complejos (bases de datos SQL Server, Exchange, Active Directory,…) o grandes cantidades de datos, pero la mayoría de los usuarios particulares podrán utilizar alguna de las opciones gratuitas existentes.
Un sencillo programa para programar copias automáticas de nuestras carpetas es el Cobian Backup (http://www.cobiansoft.com/cobianbackup.htm). Nos permite especificar qué carpetas queremos salvaguardar (origen), dónde se realizará la copia (destino), la frecuencia de las copias, la hora de ejecución, e incluso programar acciones automáticas previas o posteriores a la ejecución del proceso de copia (ejecutar o cerrar un programa determinado, apagado del equipo,…). También nos permite configurar distintos trabajo (tareas) de copia de seguridad, de forma que podamos realizar, por ejemplo, copias de unas carpetas de forma semanal y de otras más críticas de forma diaria. Igualmente permite configurar los trabajos como copias completas (todo el contenido seleccionado se copia cada vez, o incrementales, de forma que solo vayamos copiando los cambios desde la última copia). Creemos que esta aplicación puede resultar de interés para muchos de vosotros. Aquellos que dispongáis de grandes sistemas o bases de datos complejas podéis consultarnos una solución particular a vuestras necesidades.
