Herramientas de email marketing

El uso diario del correo electrónico como medio de comunicación de una empresa es algo que todos damos por hecho. Recibimos y enviamos facturas, presupuestos, avisos internos, consultas a compañeros y a servicios técnicos,… Pero también usamos el email como la forma más cómoda y barata de enviar comunicaciones masivas, bien sea de ofertas comerciales, de noticias corporativas, de felicitaciones navideñas,…

Si bien es posible realizar estos envíos con cualquier gestor de correo electrónico, nos centraremos en este artículo en las herramientas que permiten gestionar estos envíos de una manera más profesional. Son las llamadas herramientas de gestión de email marketing.

Entre las funcionalidades genéricas de cualquier herramienta de email marketing, podremos citar:

• Posibilidad de usar plantilla prediseñadas para nuestros boletines
• Posibilidad de gestionar distintas listas de destinatarios, lo que permite agruparlos y tenerlos separados por categorías. Cualquier boletín podrá ser enviado a los componentes de uno o varios grupos
• Posibilidad de gestión de bajas de suscriptores. Un suscriptor que se dé de baja no será incluido en los siguientes envíos
• Estadísticas de entrega: podremos consultar los destinatarios que han recibido el boletín, aquellos que lo han marcado como spam o que se han dado de baja, información sobre cuentas de correo que ya no existen, seguimientos de clicks de usuarios (por ejemplo podremos ver qué personas entraron en nuestra web a través de un enlace incluido en el boletín),… todo esto filtrado por países, días, navegador web utilizado,… Sin duda esta es la principal característica de estos sistemas y la gran ventaja frente a utilizar envíos masivos a través de nuestro cliente habitual de correo

Existen en el mercado distintas herramientas para realizar este trabajo, gratuitas y de pago. Entre las gratuitas citaremos phplist. Esta herramienta permite instalar y configurar nuestro propio entorno para la gestión de campañas de Mailing masivo. Podremos instalarlo en nuestra propia web y utilizar los recursos de nuestro hosting.

Las herramientas de pago más conocidas (Mailchimp, Mailrelay, Safe Harbour,…) ofrecen la posibilidad de registrar una cuenta que permite envíos masivos sin coste hasta cierto nivel. En el momento de escribir este artículo, aconsejamos el uso de Mailrelay porque al tratarse de una empresa española evitamos el requisito relativo a la transferencia internacional de datos de carácter personal. Además, en la actualidad, la cuenta gratuita de este sistema ofrece los siguientes límites que serán suficientes para muchas empresas:

• Límite de 3000 suscriptores (ampliable a 15000 solo por seguir a Mailrelay en  Twitter, Facebook y Google+)
• Hasta 15000 emails enviados al mes (ampliable a 75000 por seguirlos en las redes sociales)

En caso de necesitar ampliar estos límites existen diversos planes de precios que se adaptarán a las necesidades de cualquier empresa.

Este tipo de herramientas permiten enviar muchos correos a través de sus servidores usando un alias como emisor, de forma que aparentemente el correo está enviado desde nuestra propia cuenta, lo que tiene como principal ventaja el hecho de que evitamos que nuestros propios servidores sean considerados emisores de spam (aun siendo toda la lista de destinatarios totalmente legal y autorizada). Como contrapartida está el hecho de que cada vez más servidores de correo comprueban que el emisor no se corresponde realmente con nuestro correo y esto es uno de los puntos que más influyen en los filtros antispam modernos, por lo que muchos correos no llegarán a destinatario o entrarán en la carpeta spam.

Mediante diferentes técnicas podemos optimizar nuestras campañas, de forma que maximicemos las posibilidades reales de que un mail llegue a destino. Así podemos mencionar las siguientes:

• Uso de SPF: es una técnica que permite a estas herramientas utilizar nuestros propios servidores de correo, evitando así el problema anteriormente descrito
• Mejorar el contenido del correo a enviar: evitar mails que solo sean imágenes, aumentar la relación de texto VS. Imágenes, limitar la cantidad de enlaces incluidos en el mail, configurar una versión del mail en modo “solo texto” y, sobre todo, asegurarnos de que los destinatarios quieren recibir nuestro correo. El acto de que algún destinatario marque como spam nuestro boletín influirá negativamente en la entrega de los siguientes mensajes.
• Realizar envíos de prueba a cuentas propias en los principales servicios gratuitos de correo electrónico (Hotmail, Yahoo, Gmail,…) para comprobar que el correo se reciba correctamente o en caso contrario realizar los cambios necesarios antes de realizar el envío definitivo

Es importante destacar que antes de realizar una campaña de Mailing masivo debemos tener en cuenta que el spam está penado por las leyes, por lo que:

• Deberemos asegurarnos de haber obtenido el consentimiento del destinatario, y por tanto, evitar la compra de bases de datos de contactos para realizar campañas publicitarias
• Deberemos facilitar de una manera sencilla la baja para aquellos receptores que así lo deseen, de tal forma que no volvamos a enviarle este tipo de comunicaciones, incluso en el caso de que nos las hayan solicitado o se hayan suscrito a nuestros boletines con anterioridad