Hoy en día la mayoría de nosotros utilizamos el correo electrónico de manera habitual, bien para uso profesional o bien para uso particular. Aunque existen multitud de entornos de trabajo (cada compañía tiene su propio webmail, es decir, acceso al correo a través de una página web) muchos utilizamos un programa de escritorio para gestionar nuestros mails, denominado de forma genérica cliente de correo electrónico. Y dentro de este apartado, el programa más ampliamente extendido es, sin ninguna duda, el Microsoft Outlook, en sus distintas versiones. En este artículo trataremos de dar algunas ideas para mejorar nuestra experiencia con este gestor de correo (muchas de ellas serán aplicables a otros programas), centrándonos en la versión 2010 por ser la más utilizada en la actualidad.

Firma de correo

A efectos de imagen corporativa es interesante crear una firma, o pie de página estándar para todos nuestros correos. Podemos hacerlo directamente en el Outlook. Menú Archivo/Opciones/Correo/Firmas. En este apartado podremos crear una nueva firma y mediante un sencillo editor introducir el texto, imágenes o enlaces que queremos que se incluyan en nuestros correos. Además podemos crear distintas firmas para las distintas cuentas de correo que tengamos configuradas. Incluso podremos crear una firma distinta para mensajes nuevos o para respuestas o reenvíos de mensajes entrantes.

Reglas de correo

Las reglas de correo nos permiten automatizar ciertas tareas que sin duda contribuirán a aumentar nuestra productividad. Por ejemplo, podemos programar una regla que mueva todos los correos entrantes de una persona o que incluyan cierto texto en alguno de los campos (asunto,  remitente,…), a una carpeta particular, de forma que separemos automáticamente los correos en distintas carpetas según nuestras necesidades. También podremos programar reenvíos automáticos del correo en función de la condición que nos interese, por ejemplo, enviar una copia de ciertos correos a un colaborador.

Contactos

Outlook incluye una agenda en donde podremos organizar la información de nuestros contactos. Además de guardar los datos personales y/o profesionales de cada contacto, podremos enviarle una cita que se puede incorporar automáticamente en su propio calendario, o enviar todos los datos de un contacto a otra persona, que podrá incorporar con un solo click a su propia agenda (siempre que trabaje con una versión compatible)

CC vs CCO

El campo CC sirve para enviar una copia del correo a una o varias personas. El resto de destinatarios podrán ver todas las direcciones insertadas en este campo. El campo CCO sirve para enviar copia de un correo a varios destinatarios manteniéndose los distintos destinatarios ocultos entre sí. Es un error muy común enviar un mail a varios destinatarios que no tienen nada que ver entre sí utilizando el mail CC. Además de la mala imagen que da, puede aportar valiosa información (contactos) a nuestra competencia, proveedores o clientes. A nadie le hace gracia que su correo se vaya publicando libremente. Este error contribuye además al aumento de spam, puesto que cualquiera de los destinatarios podrá capturar y utilizar el mail del resto.

Enviar y recibir automáticamente

Una de las ventajas de los clientes de correo es su capacidad de recibir correos de forma automática sin que tengamos que estar constantemente pulsando el botón “enviar y recibir”. La mayoría de las versiones actuales vienen configuradas automáticamente con esta opción, pero la frecuencia de actualización puede ser modificada. Para ello, en Outlook 2010, deberemos ir al menú Archivo/Opciones/Avanzado/Enviar y recibir/ En este apartado podremos configurar una frecuencia idéntica para todas las cuentas o una frecuencia diferente para distintas cuentas (más frecuente aquellas cuentas más importantes y menos frecuente aquellas cuentas secundarias). En este punto es importante destacar que no es muy conveniente rebajar demasiado el intervalo de sincronización, sobre todo si tenemos configuradas muchas cuentas. En numerosas ocasiones nos encontramos con usuarios que tienen 5 o más cuentas configuradas con un intervalo de actualización de 1-2 minutos, con lo que terminada una comprobación de correo (proceso que no es inmediato) prácticamente empieza ya la siguiente. En estos casos el proceso de sincronización consumirá muchos recursos y la experiencia de usuario se tornará lenta, llegando incluso a entorpecer el uso de otros programas.

Ficheros de almacenamiento

Aunque los ficheros de almacenamiento de las últimas versiones de Outlook permiten un tamaño muy grande (hasta 50 GB), el rendimiento de nuestro equipo se puede ver mermado según aumenta la cantidad y tamaño de nuestros correos. Es por ello que cuando nuestro ficheros pst (fichero de almacenamiento) sobrepasa el entorno de 5-10 GB es conveniente borrar mails o crear un nuevo archivo de almacenamiento y mover parte de nuestros correos a ese archivo. Una vez eliminados los mails o movidos al nuevo archivo, es necesario compactar el archivo original para liberar el espacio.

• Crear nuevo archivo de almacenamiento->menú Archivo/Información/Configuración de la cuenta-> pestaña “archivos de datos”-> agregar
• Compactar archivo-> menú Archivo/Información/Configuración de la cuenta-> pestaña “archivos de datos”-> seleccionamos nuestro archivo pst-> botón configuración-> “compactar ahora”. Este proceso puede tardar desde unos segundos hasta incluso varias horas dependiendo del tamaño del archivo y de la cantidad de elementos borrados o movidos